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Em busca da eficiência administrativa, a prefeitura de Colatina e São Paulo mudaram a forma de encarar a tecnologia. Ao invés de ser suporte, a TI passou a ser entendida como ferramenta gerencial.
A Prefeitura de Colatina é um exemplo de como uma prefeitura de médio porte pode adquirir mais eficiência e prestar melhores serviços utilizando intensivamente a tecnologia. Essa cidade de 106 mil habitantes - 80% urbana e 20% rural – a 135 quilômetros da capital do Espírito Santo e com 2.800 servidores públicos, buscou a transparência governamental ao instituir um amplo Plano Diretor de Informática. Essa iniciativa compreendeu desde a compra de equipamentos e softwares, a adoção de infovia – processo que interligou os prédios públicos por fibras óticas, reduzindo os custos com telefonia e transmissão de dados – até a unificação e modelagem de ferramentas para a administração pública e a adoção da certificação digital como forma de dar mais segurança e transparência nas ações governamentais.
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A certificação digital foi amplamente utilizada para a adoção dos processos virtuais, ou seja, documentos desmaterializados, sem a necessidade de impressão em papel. Após a elaboração de novas rotinas de trabalho (workflow), iniciou-se a fase de treinamento do corpo de servidores e dirigentes em relação a mudança do paradigma dos processos impressos para o do mundo virtual, em que o original é o documento eletrônico. Depois, foi feito a sensibilização sobre o uso da certificação e os seus benefícios, para aí iniciar a emissão dos certificados e seu uso efetivo.
O município de São Paulo, por sua vez, trouxe para o 6º CertForum a experiência da Secretaria de Infra-estrutura Urbana e Obras que adotou uma solução inovadora para gerenciar a execução de obras de forma a diminuir o impacto na rotina da cidade, como por exemplo no já complicado trânsito paulista. Foi instituído o Centro de Gerenciamento de Obras em Vias Públicas -CGVIAS por meio do qual todos os órgãos e as permissionárias de serviços públicos devem informar seus planos e necessidades de executar obras. Essas informações são feitas utilizando-se certificado digital para dar segurança. Com base nesses dados é feito um planejamento e uma compatibilização entre as várias demandas listadas – tapa buraco, instalação de dutos de gás, de água, etc. - de forma a otimizar esses trabalhos. Esse compartilhamento reduz custos e incômodos para a população.
A transparência é outro fator importante, já que o próprio município pode consultar e verificar as obras que estão planejadas ou em andamento. Os custos com impressão e a agilidade com a adoção do processo também são aspectos fundamentais da iniciativa.
Para ajudar as prefeituras no processo de automação e melhoria de gestão, a Caixa Econômica Federal disponibiliza certificados digitais para os prefeitos e governadores. Atualmente, umas das principais iniciativas está na área educacional, como o controle de freqüência e outras informações que devem ser repassadas ao Ministério da Educação (MEC). A previsão da Caixa é emitir até 2011, 40 mil certificados digitais.
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